Import Stok Perusahaan
Halaman Import Stok Perusahaan digunakan oleh Admin untuk mengunggah dan memperbarui saldo persediaan barang (stock cut-off) dalam jumlah banyak sekaligus ke gudang perusahaan menggunakan berkas spreadsheet (Excel/CSV).
Fitur ini mempermudah pencatatan persediaan secara kolektif tanpa perlu menginput data produk satu per satu secara manual.
Cara Mengakses Halaman Import Stok
Bagi Admin yang baru pertama kali menggunakan fitur ini, ikuti langkah navigasi berikut untuk menuju ke halaman impor:
- Pada bilah navigasi kiri (sidebar), buka modul Pembelian > Stok Perusahaan.
- Di pojok kanan atas halaman Stok Perusahaan, klik tombol Import Stok.
- Sistem akan mengarahkan (redirect) Anda secara langsung ke halaman utama Import Stok.
Halaman Stok Perusahaan
Panduan Penggunaan & Pengisian Berkas
Setelah berada di halaman Import Stok, Anda dapat mengunduh berkas acuan (template), mengisi data persediaan, dan memvalidasi isi berkas sebelum disimpan ke sistem.
Prasyarat Sebelum Impor
- Pastikan produk sudah terdaftar pada master data modul Produk.
- Pastikan gudang tujuan sudah terdaftar pada modul Master Data > Gudang.
- Jumlah stok wajib diinput menggunakan satuan terkecil produk.
Tampilan halaman Import Stok Perusahaan
1. Mengunduh & Mengisi Berkas Template
Gunakan tombol Download Template pada bagian atas untuk mendapatkan format spreadsheet acuan resmi, lalu lengkapi kolom-kolomnya sesuai ketentuan berikut:
| Header Kolom | Deskripsi Pengisian |
|---|---|
| SKU Produk | Kode unik identifikasi produk yang terdaftar di sistem (Wajib). |
| Nama Gudang | Nama gudang tempat persediaan barang disimpan (Wajib). |
| Jumlah Stok | Kuantitas persediaan dalam satuan terkecil produk (angka bulat > 0, Wajib). |
2. Mengunggah Berkas & Memeriksa Hasil Validasi
Setelah berkas diisi, klik tombol Upload berwarna merah untuk memproses data. Sistem akan memverifikasi isi berkas dan menampilkan hasilnya pada tabel validasi:
- Indikator Ringkasan: Menampilkan jumlah baris data Valid (siap dimasukkan ke gudang) dan Bermasalah (perlu diperbaiki).
- Tabel Peninjauan: Menampilkan rincian nomor baris (Baris), SKU, Gudang, Jumlah Cut-off, serta pesan detail pada kolom Status jika terdapat kesalahan.
- Eksekusi Akhir: Jika seluruh data sudah valid, klik tombol Import di pojok kanan bawah untuk memasukkan data stok secara resmi ke dalam gudang perusahaan.
Panduan Mengatasi Masalah Validasi
Apabila sistem menampilkan pesan kesalahan pada tabel validasi, gunakan tabel acuan berikut untuk mengetahui penyebab dan cara solusinya:
1. Masalah SKU dan Produk
| Pesan Error Sistem | Penyebab Utama | Solusi Penanganan |
|---|---|---|
| SKU kosong | Kolom SKU Produk tidak diisi. | Isi kode SKU produk yang akan ditambahkan stoknya. |
| SKU "[kode]" belum terdaftar di menu Produk | Kode SKU tidak ditemukan pada data produk di sistem. | Daftarkan produk terlebih dahulu melalui Produk > Produk, atau periksa kembali penulisan SKU pada berkas Excel. |
2. Masalah Gudang
| Pesan Error Sistem | Penyebab Utama | Solusi Penanganan |
|---|---|---|
| Nama Gudang kosong | Kolom Nama Gudang tidak diisi. | Isi nama gudang tempat stok akan disimpan. |
| Gudang "[nama]" tidak ditemukan | Nama gudang tidak sesuai dengan data gudang di sistem. | Periksa data gudang melalui Master Data > Gudang, lalu pastikan penulisan nama gudang pada berkas Excel sudah sesuai. |
3. Masalah Data dan Jumlah Stok
| Pesan Error Sistem | Penyebab Utama | Solusi Penanganan |
|---|---|---|
| Kombinasi SKU + Gudang duplikat di file ini (baris X, Y) | Produk yang sama untuk gudang yang sama ditulis lebih dari satu kali dalam berkas Excel. | Gabungkan jumlah stok menjadi satu baris dan hapus data duplikat. |
| Jumlah Stok kosong | Kolom jumlah stok tidak diisi. | Isi jumlah stok produk. |
| Jumlah Stok "[nilai]" tidak valid (harus angka > 0) | Jumlah stok berupa angka 0, angka negatif, teks, atau simbol yang tidak sesuai. | Masukkan jumlah stok dalam bentuk angka positif (misalnya 1200). |
Ringkasan Fungsi Elemen Utama
| Elemen | Jenis | Fungsi Utama |
|---|---|---|
| Download Template | Tombol | Mengunduh format berkas spreadsheet resmi untuk pengisian stok. |
| Upload | Tombol | Mengunggah berkas Excel yang telah diisi. |
| Badge Valid dan Bermasalah | Indikator | Menampilkan jumlah data yang valid dan bermasalah. |
| Kolom Status Tabel | Informasi Status | Menampilkan hasil validasi atau alasan terjadinya kesalahan. |
| Tombol Import | Eksekusi | Memasukkan data stok yang telah lolos validasi ke dalam sistem. |